Súvisiace služby:

 Súvisiace produkty:


Riešenia  NotesToPDF
NotesToPDF – tvorba PDF z Lotus Notes
Čo je NotesToPDF?
NotesToPDF je softvérový nástroj pre generovanie PDF dokumentov z prostredia Lotus Notes. Pomocou NotesToPDF získate z ľubovoľnej aplikácie Lotus Notes výstupy vo forme elektronických dokumentov - vo formáte PDF. Vygenerovaný elektronický dokument vo formáte PDF obsahuje požadované údaje z Notes aplikácie, vrátane možnosti vloženia elektronického podpisu a  zároveň vizuálne zodpovedá dizajnu používaného vo Vašej organizácii – je vytvorený podľa Vašej šablóny.

Na vytvorenie alebo úpravu šablóny postačuje OpenOffice resp. Lotus Symphony, v prípade zapracovania rozsiahlejších a zložitejších funkčností si môžete šablónu formulára upraviť pomocou Adobe LiveCycle Designer, alebo Vám ho radi pripravíme my.

NotesToPDF podľa Vašej špecifikácie zabezpečí:
  • Generovanie dokumentov vo formáte PDF dávkovo alebo jednotlivo (je možné zapracovať obe varianty).
  • Elektronické podpísanie dokumentov.
  • Odoslanie elektronických dokumentov do emailových alebo dátových schránok obchodných partnerov.
  • Evidenciu odoslaných emailov s dokumentmi vo formáte PDF v elektronickom denníku odoslanej pošty Vašej organizácie.
  • Uloženie vygenerovaného PDF v Notes aplikácii.

Schéma procesu generovania PDF dokumentu:

solution3

NotesToPDF poskytuje všetky výhody elektronického dokumentu vo formáte PDF, ktoré platforma Lotus Notes dnes neposkytuje a súčasne zachová výhody Vašich Lotus Notes aplikácii.

NotesToPDF umožňuje veľmi rýchlo a efektívne nahradiť papierové dokumenty ich elektronickou formou.
Prečo konverzia do PDF?
Portable Document Format (PDF) je svetový štandard pre spoľahlivú a bezpečnú  výmenu akýchkoľvek elektronických dokumentov.
  • Norma formátu je verejná a štandardizovaná (ISO 32000). To znamená, že formát je zverejnený všetkým výrobcom softvéru, čo z neho vytvára univerzálne a dostupné médium.
  • Ľubovoľná platforma. Formát PDF je formát, ktorý môže byť vytvorený, zobrazený a vytlačený na všetkých dostupných platformách dnes aj v budúcnosti. Môžete ho vytvoriť a zobraziť na ľubovoľnom PC vo firme alebo doma a na mobilnom prenosnom zariadení - kdekoľvek.
  • Bezpečnosť ako súčasť balíčku - formát PDF ponúka najmodernejšie zabezpečenie elektronických dokumentov. Formát umožňuje elektronicky podpisovať dokumenty a používať šifrovanie dokumentov. Formát PDF má dôveru užívateľov, podnikov a organizácii na celom svete.
  • Formát PDF je dostupný pre všetkých užívateľov. Je zdarma pre všetkých užívateľov vo verzii Reader.
  • Viac ako iba obraz - PDF súbory nie sú iba obrazy dát. Sú to dokumenty, ktoré:
    • môžu vznikať z načítania údajov z externých databáz,
    • umožňujú elektronické podpisovanie, vrátane hromadného podpisovania,
    • môžu mať v sebe zakomponované pravidlá pre obeh dokumentov,
    • môžu obsahovať informácie, ktoré uľahčia vyhľadávanie,
    • môžu obsahovať údaje, ktoré sú pripravené na ďalšie strojové spracovanie,
    • dizajn dokumentu PDF je možné upraviť podľa zaužívaných zvyklostí organizácie - použiť zaužívaný typ písma, vložiť hlavičku a pätičku.
Prínosy NotesToPDF
Jednoduchým kliknutím na tlačidlo v Notes aplikácii, prostredníctvom NotesToPDF, vytvorí koncový užívateľ komplexné elektronické dokumenty vo formáte PDF podľa zadanej šablóny.

Vaša organizácia s NotesToPDF:
  • zníži priame náklady na papierové výstupy – toner, papier,
  • zníži priame náklady na poštovné,
  • zníži priame náklady na balné – adresné štítky, obálky,
  • skráti čas na podpisovanie papierových dokumentov,
  • skráti čas, ktorý potrebujete na zbalenie papierových dokumentov,
  • skráti čas, ktorý strávite na pošte,
  • skráti čas na vyhľadávanie (PDF dokumenty budú uložené priamo v aplikácii, kde vznikli),
  • zníži náklady na archiváciu papierových dokumentov (priestor, čas, materiál),
  • zníži administratívnu záťaž pracovníkov,
  • zníži zdroje možných chýb,
  • zvýši kvalitu a rýchlosť komunikácie s obchodnými partnermi,
  • dodrží pravidlá dizajnu Vašich dokumentov,
  • splní požiadavky platnej legislatívy pre zasielanie elektronických dokumentov.